Mehr zur Datenbank "Foconis Kontakt"

Mit der Datenbank "Foconis Kontakt" verwalten Sie die Adressen von Kunden und Geschäftspartnern und erstellen Briefe, Faxe, e-Mails oder Gesprächs- und Aktennotizen. Ausgehend von den Adressen erstellen und bearbeiten Sie, unter Verwendung von Vorlagen, schnell und einfach jegliche Art von Kontakten (Korrespondenzen). Die
anschließende Speicherung und Ablage der Korrespondenzen erfolgt automatisch. Dadurch haben Sie zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit Zugriff und einen ständig aktualisierten Überblick über die erstellten Korrespondenzen. Die Archivfunktion ermöglicht eine revisionssichere Aufbewahrung der erstellten Dokumente.

Mit "Foconis Kontakt" verwenden Sie eine Datenbank für alle Mitarbeiter, Abteilungen und Unternehmenszweige. Ein einfach zu handhabender Kompetenzschutz auf allen Ebenen der Datenbank regelt die Rechte und Möglichkeiten der Benutzer.

Durch die klare und einfache Benutzerführung mit der zentralen Administrationsmöglichkeit, ist bei den Benutzern ein schneller Einsatz ohne aufwendig Schulungs- und Trainingsmaßnahmen möglich. Durch die Nutzungsmöglichkeit von verschiedenen Brief- und Faxköpfen sind die Voraussetzung für einen individuellen unternehmensweiten Einsatz gegeben. Somit können Sie auf weitere Textverarbeitungsprogramme und Adressverwaltungen verzichten!

Adresse
Die Adresse ist der zentrale Bereich dieser Datenbank, welche alle Angaben für die Kontakterstellung
(Korrespondenz) enthält.

• Import der Adressen aus dBase-Datenbanken ist möglich - somit entfällt eine manuelle Erfassung
• Adressen können durch Lese- und Schreibrechte individuell geschützt werden
• Übersicht aller erstellten Einzel- und Serienkontakte an den Adressdaten
• Import von eingehenden e-Mails und Anzeigemöglichkeit in den Adressdaten
• Jede Adresse kann verschiedenen Kategorie zugeordnet werden, welche in der kategorisierten Liste dargestellt werden.

Hierarchien
ermöglichen die Zuordnung von Zweitadressen, Tochterunternehmen und Mitarbeitern.

• Eine immense Zeitersparnis bieten die "vererbbaren" Daten (z.B. Adresse). Alle bereits vorhandenen "vererbbaren" Informationen werden ohne Erfassungsaufwand in andere Dokumente übernommen.
• Eine Kontextansicht zeigt alle Verbindungen mit Hierarchiestufen auf.

Suchbegriffe erleichtern Ihnen das Auffinden einer Adresse
Beispiel: Viele Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, die "Ferdinand Müller KG" zu finden, weil Sie unter "F" zu finden ist, anstatt wie erwartet unter "M". Lösung: Tragen Sie in das Feld "Suchbegriff" den Begriff "Müller KG" ein, die Adresse wird dann in der Suchansicht unter beiden Begriffen aufgelistet.

Kategorien
ermöglichen die Einteilung Ihrer Adressen in unterschiedlichste Bereiche (A-Kunden, Firmenkunden, Betreuungskunden, Wertpapierkunden, Kunden, die für bestimmte Veranstaltungen eingeladen werden, usw.)

Kunden und Lieferanten
durch Angabe einer Kunden-Nr. bzw. Lieferanten-Nr. erfolgt automatisch die Zuordnung zu diesen Bereichen. Eine schnelle Verfügbarkeit der Adressdaten und eine schnelle Korrespondenzmöglichkeit sind die Vorteile.

Wiedervorlage
Kontakt ermöglicht einfachstes erstellen von Wiedervorlagen. Diese wird hierarchisch in die bestehende Ansichtsstruktur eingeordnet. Wiedervorlagen sind ein Hilfsmittel, mit dem Sie sich selbst oder anderen zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Erinnerung setzen können. Da Sie von einem bestimmten Kunden kommen, finden Sie in der Maske "Wiedervorlage" bereits die Adressinformationen aus dem gewählten Dokument.

Korrespondenz - Serienbriefe
Aus "Kontakt" heraus erstellen Sie bequem und schnell Briefr, Mails und Faxe.

• Die Schreiben werden direkt beim Kunden abgespeichert und sind jederzeit wieder aufrufbar.
• Gleiche Briefe können mit 3 Klicks auf andere Kundenadressen übertragen werden.
• Dem Brief oder Mail können automatisch Ergänzungen (z.B. Disclaimer) und Werbung hinzugefügt werden.
• Brief-, Mail- und Faxköpfe legt der Administrator selbst fest; mehrere können zur Verfügung gestellt werden.
• Die Briefe können in Kategorien eingeteilt werden. Jeder kann selbst Briefe erstellen und diese nur für sich oder auch für andere zugänglich machen.
• Korrespondenz kann auch in anderem Namen (Sekretärin für Chef) erstellt werden. In Verbindung mit der Kategorisiermöglichkeit für Kunden, eignet sich "Kontakt" auch hervorragend für die Serienbrieferstellung.
• Sehr nützlich ist eine Liste der Korrespondenz, die nach Schlagworten alphabetisch sortiert ist. Jeder Brief erhält eine Dokumentbeschreibung und ermöglicht dadurch die Suche nach Dokumenten anhand verschiedener Schlagworte. Dies hilft immer dann, wenn ich weiß was ich geschrieben habe, aber nicht mehr genau an wen alles.
• Adresse, persönliche Anrede und persönliche Grußzeile werden automatisch generiert
• Archivfunktion nach Ausdruck bzw. Mailversand möglich
• Mit der Vorlagenverwaltung wird die Kontakterstellung durch vorgefertigte Texte und Formulare wesentlich vereinfacht.
• Über Erstellungs- und Benutzungsrechte bestimmen Sie, wer die Vorlage benutzen kann
• Durch die Verwendung von Variablen, welche aus der Kontakt-Datenbank gefüllt bzw. abgefragt werden, wird dererstellte Kontakt automatisch personalisiert
• Alle Notes-Formatierungen können auf den Text und die Variablen angewendet werden
• Mit der integrierten Textbausteinfunktion können Sie häufig benötigte Textpassagen speichern und bei der Korrespondenzerstellung per Mausklick an der gewünschten Stelle einfügen.

Auf den Anwender
geht "Kontakt" durch individuelle Vorgabemöglichkeiten ein. Jeder kann seine eigenen Daten für den Briefbogen verwalten und automatisch benutzen. So wird die Korrespondenz Ihres Unternehmens einheitlich und doch individuell.

Selektion
Mit Hilfe der Selektion können Adressen nach bestimmten Kriterien ausgewählt und in persönlichen Listen abgelegt werden (z.B. für Mailing-Aktionen). Ebenso kann hieraus ein DBF-Export erstellt werden. Für jede persönliche Liste kann der Zugriff auf mehrere Benutzer oder auch Gruppen ausgedehnt werden.

Rechte
Über detaillierte Vorgaben bestimmen Sie, wer Dokumente und Adressen sehen und ändern darf. Das gilt auch für Briefvorlagen, Textbausteine etc.

Telefonieren
Unter WINDOWS kann über verschiedene Schnittstellen direkt aus der Datenbank heraus telefoniert werden.

Importfunktionen
Adressdaten Kontakte eingelesen und dort gespeichert werden.
Antwortmails von Kunden können Sie einlesen und beim Kunden abspeichern. So haben Sie den gesamten Schriftverkehr kundenbezogen im Überblick.